1. 現(xiàn)狀和存在的問題   

      傳真作為一種能同時傳送圖像、文字的通信手段，已被廣泛地應(yīng)用。但是下面這些問題在傳真機用戶中普遍存在：  
    撥了十多次號碼，對方的傳真機總是占線   
    打印、蓋章、簽名后再發(fā)傳真，為簡單的工作團團轉(zhuǎn)  
    財務(wù)經(jīng)理抱怨收到的傳真總是太模糊   
    來自美國的重要傳真總是在夜間到達   
    幾百份訂貨會邀請函要即時傳真到客戶手中，只能眼看著傳真文件一寸一寸地走   
    主管想要統(tǒng)計各部門的傳真業(yè)務(wù)量，但總是苦于無從下手  
    傳真耗材費用高，公司在媒體上公布的傳真號碼收到大量無用的傳真  
    業(yè)務(wù)員排隊等候發(fā)傳真的時候客戶已經(jīng)有了另外的選擇   
    IT部門的同事抱怨計算機里的文件需要先打印后傳真（恰好打印機又出了故障）   
    前臺小姐驚慌地發(fā)現(xiàn)老板月初的那份傳真不翼而飛  

2. 方案優(yōu)勢   
      易傳通是基于網(wǎng)絡(luò)的客戶端/服務(wù)器傳真系統(tǒng)，它充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，使用戶可以直接在自己的電腦桌面上收發(fā)傳真，以此為基礎(chǔ)，訊時捷為用戶提供了便利高效、易于管理、省錢環(huán)保的IP傳真解決方案。 
 
      便利高效 再也不必排隊等候打印機、復(fù)印機或傳真機的工作，因為您可以通過網(wǎng)絡(luò)將您所需要發(fā)送傳真的文件直接傳送到易傳通IP傳真，由易傳通IP傳真發(fā)送出去。再不用擔心傳真是否已發(fā)送成功，您可以放心去做其它更有意義的工作。傳真到達后不需要經(jīng)過人工分發(fā)，由易傳通IP傳真按預(yù)定的方 式自動分發(fā)到接收人的傳真信箱和 Email 信箱中， 減少多余的環(huán)節(jié)，縮短信息傳遞時間，使傳真盡快得到處理，同時增強了傳真的保密性。 強大的傳真群發(fā)功能，使人力得到徹底解放。  

      易于管理 把發(fā)出和收到的傳真文件全部變?yōu)殡娮游臋n，完全實現(xiàn)分類保存管理，快速檢索查閱，而不必擔心字跡變淡，或者為尋找一份傳真件大海撈針。 
  
      省錢環(huán)保 可節(jié)省大量的資源，包括節(jié)約人力、紙張零消耗、打印零消耗、 IP 通信費用或零通信費、低維護費用等等，從而減少成本，保護環(huán)境。   

3. 用戶的收益   
     通過實施易傳通IP傳真高效傳真解決方案， 用戶將從下述多方面獲益：  
     有效節(jié)省辦公通信成本    
     高效傳真系統(tǒng)節(jié)省傳真?zhèn)鬏敃r間，因而節(jié)省通信費用。同時利用通信費用優(yōu)惠的時間段發(fā)送傳真或利用 IP 網(wǎng)關(guān)，通過 Internet 發(fā)送傳真，大幅度降低傳真費用。  


應(yīng)用易傳通IP傳真方案后節(jié)費情況  
      按每天發(fā)送和接收傳真各500份，每份傳真平均2頁紙，打印文件使用市場上價位較低、銷量最大的噴墨打印機；一年使用傳真機天數(shù)按240天計算。  

1、紙張耗材費比較                      
項目                     熱敏傳真機            噴墨傳真機      激光傳真機       易傳通  
傳真紙                 0.126元/頁            0                   0                    0  
A4打印紙             0                           0.044元/頁    0.044元/頁      0  
墨盒                    0                           0.42元/頁      0                    0  
碳粉                    0                           0                  0.05元/頁        0  
接收成本              0.216元/頁             0.464元/頁    0.094元/頁      0  
發(fā)送打印成本        0.464元/頁             0.464元/頁    0.464元/頁      0  
一年費用合計       16.32萬元               22.72萬元     13.62萬元        0  

2、折舊費和維修費比較                      
項目                    熱敏傳真機             噴墨傳真機      激光傳真機        易傳通  
折舊費                 0.9萬元/30臺       1.5萬元/30臺    2.4萬元/30臺    0.8萬元/30臺  
維修費                 0.15萬元              0.3萬元            0.6萬元            0  

3、發(fā)送人力成本的比較                      
項目                                                           傳統(tǒng)傳真機             易傳通  
發(fā)送一份2頁傳真花費的時間 (包括打印、填寫封面、人工撥號、手動送紙、發(fā)送和傳真保存歸檔） 
                                                                  3分鐘                   4秒鐘  
接收傳真保存歸檔時間                                    1分鐘                   2秒鐘  
平均人工成本（月薪+其它分攤成本）                12元/小時            12元/小時  
一年240天人工成本合計                                 19.2萬元              0.48萬元  

4、通信費用比較                      
易傳通擁有的高速傳真功能，在易傳通之間通信可節(jié)省75%的費用。另外，任何可打印的文件都可以傳真，令您的辦公效率大為提高，通信費用進一步降低。  

5、年費用比較（紙張耗材費用+折舊維修費+人工費用，未計通信費用）  
項目                    熱敏傳真機        噴墨傳真機       激光傳真機       易傳通  
年費用合計          36.57萬元        43.72萬元       35.82萬元        1.28萬元  


簡化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，加強管理   
      電子文檔直接傳真，不需浪費時間等候。可節(jié)省大量的資源、人力、時間，省下大筆費用。接收傳真時傳真直達收件人，減少多余的環(huán)節(jié)，縮短信息傳遞時間，使傳真盡快得到處理。 傳真統(tǒng)一管理，所有傳真文件都保存在傳真服務(wù)器里，電子文檔查找方便。  

集中傳真資源，節(jié)省設(shè)備的購置費用和維護費用   
      如果選用傳統(tǒng)的傳真機，同時購置多臺，對于公司來說也是一個不小的開支。而易傳通傳真服務(wù)器只用一臺服務(wù)器就取代了多臺昂貴的傳真機，在最初購置成本上有很大的節(jié)約。 
 
      由于企業(yè)對傳真有很大的依賴性，每臺傳真機的維護成本也居高不下，而采用易傳通傳真服務(wù)器就可以節(jié)省維護費用。
  
信息溝通更加及時通暢   
      用一個自己的傳真號碼與客戶保持安全的傳真通信，甚至在身處異地的時候也能通過 Email 收發(fā)傳真。傳真資源共享，多個傳真通道系統(tǒng)智能分配，提高系統(tǒng)的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內(nèi)用戶傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。  

結(jié)合辦公應(yīng)用系統(tǒng)，充分保護原有投資   
      易傳通IP傳真能夠與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機集成，在現(xiàn)有的 ERP ， CRM ， OA 系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)自動傳真，從而不但有效利用了現(xiàn)有資源，而且使用戶的原有投資得到充分保護。   

4. IP傳真架構(gòu)設(shè)計方案   
1）    統(tǒng)計容量設(shè)計  
用戶數(shù)量：500人  
日發(fā)送/接收傳真量：各500份  
每份傳真2頁  

      根據(jù)系統(tǒng)容量，推薦使用 1 套易傳通IP傳真，在傳真服務(wù)器中配置 8 個端口，每個端口均可以實現(xiàn)只接收、只發(fā)送或接收 / 發(fā)送雙向工作模式，可根據(jù)不同需要在傳真服務(wù)器軟件中進行設(shè)置。今后若有更多的傳真要求，可在服務(wù)器中增加端口來解決。   

      公司從電信交換局申請 8 條模擬用戶線，并為這 8 條模擬線申請自動聯(lián)選功能，即這 8 條電話線可以使用一個號碼來作為主叫，系統(tǒng)會自動在這 8 條線中找出空閑的一條來應(yīng)答。當客戶給員工發(fā)傳真時只需要撥打一個統(tǒng)一的電話號碼，當其中任意一條空閑的電話線應(yīng)答后，會提示客戶輸入員工的傳真虛擬號碼并接收傳真。這樣可以統(tǒng)一企業(yè)的對外服務(wù)傳真號碼。 
 
2）系統(tǒng)配置模式  
      利用易傳通傳真服務(wù)器一體機，通過局域網(wǎng)與企業(yè)內(nèi)部使用郵件服務(wù)器系統(tǒng)互聯(lián)。這種連接方法，可以大大提高傳真－電郵之間的可靠性。各用戶也是通過局域網(wǎng)收發(fā)傳真，從而提高辦公效率。   

      傳真服務(wù)器因為有 8 個傳真端口，每端口均可配置成收 / 發(fā)雙向工作模式。這種靈活性的配置，可以預(yù)定某些端口專門為接收傳真之用，即使在最多傳真外發(fā)時間，所有端口都是排隊等候發(fā)送傳真時，系統(tǒng)仍可以保證有空閑端口，專為接收傳真之用。
  
5. 使用后反饋  
•  某業(yè)務(wù)經(jīng)理孫先生：   
      由于業(yè)務(wù)需要，我們每天都需要發(fā)送大量的傳真，包括產(chǎn)品資料、報價、合同等。每次發(fā)傳真，都要先打印再一張一張地發(fā)，遇上對方占線，更是費時誤事。有時要將一份資料發(fā)給多個客戶，要占用我大量的時間，而且煩瑣枯燥。   

      使用了訊時捷的易傳通以后，發(fā)傳真變的非常簡單！強大的傳真群發(fā)、自動重發(fā)功能，讓我從單調(diào)的收發(fā)傳真工作中解脫出來，節(jié)省了更多時間去了解客戶，定單數(shù)量因此大大提高！  
 
•  公司辦公室主任王先生：  
      我們局機關(guān)辦公室的傳真機每天都收到很多垃圾廣告，幾位局領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)辦公室的傳真機也存在類似的情況，無端地浪費了紙張、墨盒等耗材費用，帶來不必要的辦公費用上漲。   

      自從使用了訊時捷的易傳通，收發(fā)傳真徹底實現(xiàn)了無紙化：文件不用打印直接發(fā)送，接受傳真完全電子化，不需要任何耗材，真正是零費用。我們辦公室經(jīng)常要發(fā)送通知到很多下屬和相關(guān)單位，應(yīng)用易傳通的群發(fā)功能，內(nèi)勤人員的工作量得到大大的減輕。同時，節(jié)約了辦公桌面的空間，大家再也不用在上班進門就清理傳真垃圾了。  

      為此，我們處室在去年得到了局領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎。   

• 總經(jīng)理郭先生：  
      我們公司老客戶往來的傳真經(jīng)常需要查找，但是紙質(zhì)的傳真整理和查找十分麻煩，幾任秘書都沒能解決這個問題，經(jīng)常找不到我要的傳真，成了靠批評也解決不了的問題。  

      自從公司應(yīng)用了訊時捷的易傳通方案后，情況就完全不同了。易傳通不僅可以自動保存?zhèn)髡?，還可以按照收發(fā)件人的名稱、日期、主題等多種方式查找，找到一份傳真只需要十幾秒鐘，真是高效方便！而且我的權(quán)限可以到后臺查找，這樣即使在非工作時間，也仿佛有秘書和我一起工作一樣！ 
  
• 人事部總監(jiān)劉女士：  
      我分管的人事部有很多人事檔案資料需要傳真往來，有很高的保密要求，以往一般通過專人在傳真機前等待發(fā)送和接收，效率很低，而且這種神秘的感覺影響了部門內(nèi)部和部門之間的工作氣氛。   

      有了訊時捷的易傳通，文件直接從負責人的信箱中收取，從根本上解決了安全問題，而且非常方便，再也沒有傳真機前的“回避”尷尬了，工作效率也大大提高。 

  

美國訊時捷通訊公司