第一，事前準(zhǔn)備。

在發(fā)送信息的時(shí)候要準(zhǔn)備好發(fā)送的方式，發(fā)送的內(nèi)容和發(fā)送的地點(diǎn)。班組長(zhǎng)在日常的工作中，為了提高溝通的效率，要事前做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作：明確溝通的目標(biāo)。在與員工溝通之前，班組長(zhǎng)要心里有一個(gè)溝通的目標(biāo)，也就是說這次溝通要達(dá)到一個(gè)什么樣的效果，要是沒有達(dá)到目標(biāo)，應(yīng)采取什么樣的行動(dòng)。溝通沒有目標(biāo)便會(huì)成為閑聊天。

第二，確認(rèn)需求。

確認(rèn)雙方的需求是否一致，最好的辦法是向員工提問。一般而言，班組長(zhǎng)可采用開放式問題開頭，一旦談話脫離主題，再用封閉式問題進(jìn)行限制，如果發(fā)現(xiàn)對(duì)方有些緊張，再改用開放式問題。

第三，闡述觀點(diǎn)。

闡述觀點(diǎn)就是把自己的觀點(diǎn)更好地表達(dá)給對(duì)方，這非常重要，當(dāng)把自己的意思說完了，應(yīng)該使對(duì)方明白，并且能夠接受。

第四，異議處理。

有實(shí)際的溝通過程中，有可能會(huì)遇到對(duì)方持反對(duì)意見，對(duì)方完全不同意你的觀點(diǎn)或部分不同意你的觀點(diǎn)。在工作中你想說服別人是非常困難的，同樣的道理別人要想說服你也是非常困難的。所以在溝通的過程中遇到反對(duì)意見，往往會(huì)使溝通產(chǎn)生破裂。

當(dāng)在溝通中遇到反對(duì)意見時(shí)，不要試圖強(qiáng)行說服對(duì)方，而要善于利用對(duì)方的觀點(diǎn)來說服對(duì)方。在溝通中遇到反對(duì)意見之后，首先要了解對(duì)方的某些觀點(diǎn)，當(dāng)對(duì)方說出一個(gè)對(duì)你有利的觀點(diǎn)時(shí)，再利用這個(gè)觀點(diǎn)去說服對(duì)方。

第五，達(dá)成協(xié)議。

溝通的結(jié)果就是最后達(dá)成了一個(gè)協(xié)議。溝通是否完成，關(guān)鍵是看最后是否達(dá)成了協(xié)議。在達(dá)成協(xié)議時(shí)，首先是感謝。也就是說，善于發(fā)現(xiàn)別人的支持，并表示感謝；對(duì)由于別人的支持而達(dá)成的結(jié)果表示感謝；與同事分享工作的成果，雙方一起為所達(dá)成的結(jié)果表示高興。

第六，共同實(shí)施。

在達(dá)成協(xié)議之后，要將協(xié)議共同進(jìn)行實(shí)施，在工作中，任何的溝通結(jié)果即意味著一項(xiàng)新的工作的開始，要共同按照協(xié)議去實(shí)施，如果班組長(zhǎng)與員工達(dá)成了協(xié)議，可是沒有按照協(xié)議去實(shí)施或者不能有效的實(shí)施，之前的溝通便會(huì)付之東流。同時(shí)，對(duì)方會(huì)對(duì)你產(chǎn)生不信任感，那么對(duì)方會(huì)覺得你不守信用，就會(huì)失去對(duì)你的信任。信任是溝通的基礎(chǔ)，如果你失去員工的信任，那么下一次的溝通就會(huì)變得非常困難。所以對(duì)所有達(dá)成的協(xié)議，一定要努力按照協(xié)議去實(shí)施。