及時信息工具是一把雙刃劍，如果使用不當(dāng)，可能會導(dǎo)致企業(yè)和員工陷入水深火熱之中。

　　人性可能不會改變，但技術(shù)卻會改變。IM在為人們提供便利的同時，也留下了讓員工、監(jiān)管部門和執(zhí)法者跟蹤的痕跡。和電子郵件一樣，IM信息也被視為有法律效應(yīng)的文件。如果違反薩班斯·奧克斯利法案（Sarbanes-Oxley），企業(yè)就可能被傳喚。律師會要求提供工作場所的IM信息進(jìn)行起訴。美國醫(yī)學(xué)協(xié)會可通過健康保健提供者的IM信息，尋找違反健康保險可移植性和責(zé)任法案的證據(jù)。

　　監(jiān)管部門可能會通過IM查找信息，這不是企業(yè)員工唯一擔(dān)心的問題。今年在一起案件中，雅虎指控公司的一些曾任員工使用IM散布商業(yè)機(jī)密和技術(shù)資料，并與雅虎的新創(chuàng)對手分享，而IM通訊內(nèi)容成為了這起官司的主要證據(jù)。

　　無論喜歡與否，IM仍在我們的工作和生活中存在。企業(yè)都在千方百計地阻止員工使用IM，而微軟、GOOGLE和雅虎等卻在為IM增加新的功能，加速IM的使用。有分析師預(yù)測，在不久的將來，IM會取代電郵成為電子通訊的首要工具。

　　據(jù)因特網(wǎng)與美國生活項(xiàng)目（Pew Internet and American Life Project）2004年進(jìn)行了一項(xiàng)調(diào)查顯示，在美國每10個成年人中有4人使用IM，該項(xiàng)目報告的聯(lián)合作者 Amanda Lenhart稱："毫無疑問，IM會進(jìn)一步普及，隨著技術(shù)的發(fā)展，IM會在家庭和辦公室更為流行。"在這種形勢下，企業(yè)如何利用IM來提高生產(chǎn)率，維持對員工的信任，同時又降低安全風(fēng)險？

　　首先，企業(yè)老板和他們的IT團(tuán)隊(duì)必須意識到，IM與電郵一樣會留下痕跡，可以被保留和輕易地進(jìn)入。最近，摩根斯坦利投資銀行同意支付1500萬美元解決美國證券交易委員會對銀行未能保留電郵信息進(jìn)行的調(diào)查。隨著IM應(yīng)用的進(jìn)一步擴(kuò)大，對電子郵件方面的監(jiān)管和立法規(guī)定會在IM中得到體現(xiàn)，確保IM信息在服務(wù)器和個人用戶電腦上保留備案就顯得尤為重要。

　　其次，老們們應(yīng)明白IM會使業(yè)務(wù)運(yùn)營更為有效，生產(chǎn)力永遠(yuǎn)不會取代保護(hù)。對員工使用IM進(jìn)行限制引起了嚴(yán)重的問題，一般來說，當(dāng)員工知道自己使用IM被監(jiān)控時，他們會規(guī)范地使用。呼叫中心早就意識到了這一問題，他們有意識地隨機(jī)保留錄音信息以用于審核和培訓(xùn)之目的。一旦這些政策被執(zhí)行，企業(yè)關(guān)于IM方面的規(guī)定就會進(jìn)一步增強(qiáng)。

　　今后，企業(yè)一是應(yīng)該規(guī)范IM政策規(guī)定，明確什么信息用于IM，什么信息用于面對面、電話、電郵、傳真以及傳統(tǒng)的郵遞方式等。二是要簡便培訓(xùn)。如果一項(xiàng)政策在企業(yè)內(nèi)不能正確地得到傳達(dá)，它就會失去效力和強(qiáng)制力。要使一般員工和CEO都明白，IM是企業(yè)官方的通訊工具。三是要增強(qiáng)強(qiáng)制力，確保IM政策的執(zhí)行。四是要使用IT工具，對IM的安全和政策執(zhí)行進(jìn)行調(diào)查。如果企業(yè)不能很好地控制和管理IM，IM就可能被濫用，企業(yè)就必然對此負(fù)責(zé)。

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