在工作過(guò)程中，大家有沒(méi)有遇到過(guò)這兩種情況。
第一種是：工作匯報(bào)的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)不愿意聽(tīng)你長(zhǎng)篇大論說(shuō)下去，或者提醒你說(shuō)重點(diǎn)？
第二種是：寫(xiě)工作總結(jié)的時(shí)候，寫(xiě)的很痛苦，覺(jué)得自己每天都是重復(fù)的工作，不知道怎么下手？
這是因?yàn)槿狈Y(jié)構(gòu)化思維，我們的思路是零散細(xì)碎的。
那要怎么做，才能讓對(duì)方明白呢？就需要從認(rèn)識(shí)結(jié)構(gòu)化思維開(kāi)始，有效利用結(jié)構(gòu)化特征。

1）結(jié)論先行

溝通的時(shí)候，別人聽(tīng)你講話，一般會(huì)逐句理解你的意思。但是由于溝通方認(rèn)知水平和理解能力不同，他們很難對(duì)你的表達(dá)，做出和你完全一樣的解讀。因此，先講中心思想，再來(lái)表述具體內(nèi)容，可以讓你的條理更清晰。

2）歸類分組歸類分組的整個(gè)過(guò)程就是把雜亂無(wú)序的事物區(qū)分開(kāi)來(lái)，并賦予不同類別以穩(wěn)定的、概念化的名稱。這個(gè)過(guò)程能讓我們的思路更清晰，無(wú)論是在寫(xiě)文章，還是分析問(wèn)題的時(shí)候，都可以用到。

3）邏輯遞進(jìn)

當(dāng)你自上而下定了結(jié)論，并對(duì)所有信息進(jìn)行了歸類分組。哪一組信息放在前面，哪一組信息放在后面，就必須按照邏輯順序排列。
這個(gè)特征，是符合大腦喜歡規(guī)律的思維習(xí)慣。
比如，你在表達(dá)如何做一件事的步驟時(shí)：先講第一步XXX，然后講第二步XXXX，接著是第三步XXXX，最后是第四步XXXX。
在這里，同一層次的信息“第一步、第二步、第三步、第四步”，就是按照時(shí)間（步驟）順序來(lái)表達(dá)的。如果先說(shuō)第三步做什么，再說(shuō)第一步做什么，就不符合一般人的認(rèn)知習(xí)慣。
對(duì)于溝通表達(dá)而言，我們保持“邏輯遞進(jìn)”能更有條理地表達(dá)自己，同時(shí)有助于對(duì)方更好地理解我們所表達(dá)的內(nèi)容。
這種思維方式在分析和解決問(wèn)題時(shí)，同樣重要。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、澄清問(wèn)題、分析問(wèn)題、制定解決方案與評(píng)估效果，正常情況下，都要遵循邏輯順序。

4）結(jié)構(gòu)化特征的應(yīng)用

講結(jié)構(gòu)化，就不得不提一下《金字塔原理》這本書(shū)中的金字塔結(jié)構(gòu)圖。它完美的表現(xiàn)了我們今天所講的結(jié)構(gòu)化表達(dá)。
你可以把這張圖想象成一篇文章的結(jié)構(gòu)。

圖的頂端，是你要表達(dá)的結(jié)論，它統(tǒng)領(lǐng)著金字塔結(jié)構(gòu)。按照前面說(shuō)的結(jié)論先行，在一開(kāi)始就表達(dá)出中心思想。

然后從頂端開(kāi)始，向下分拆成“主要內(nèi)容”。它是底層信息的提煉，相當(dāng)于文章中的小標(biāo)題。

“主要內(nèi)容”又再次向下拆分成詳細(xì)的支撐“信息”。每組“主要內(nèi)容”下的信息，都屬于同一范疇，既相互獨(dú)立，亦不重不漏。 
最后“主要內(nèi)容”和“主要內(nèi)容”之間，“信息”和“信息”之間，還有橫向關(guān)聯(lián)。
整個(gè)框架每個(gè)層次上的思想是對(duì)下一層次思想的總結(jié)概括。最終形成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的金字塔。

金字塔結(jié)構(gòu)的構(gòu)建過(guò)程，有助于層層分析，把握趨勢(shì)，避重就輕，從而更容易看到“事情”的本質(zhì)，看清“事情”背后的真相。